提案依頼書とは？重要な理由や作成ポイントを解説

システム開発などを制作会社に依頼する際、いくつかの書類が必要になります。その書類の1つに、提案依頼書というものがあります。とはいえ、初めて発注を行う方はどんな風に作成し、何を記載しなくてはいけないのか分からないでしょう。

そこでこの記事では、

• 提案依頼書とは何か
• どうして重要なのか
• どうやって作成するのか
• 作成の際のポイント

について解説していきます。

この記事を読むことで、自社のニーズを満たしたシステムを開発してもらえるようになります。これから発注を行うとしている方は、ぜひ参考にしてみてください。

提案依頼書とは？

提案依頼書とは、提案書を提出してもらうのに必要な書類のことです。英語では「Request for Proposal」と言うので、「RFP」と呼ばれることもあります。

システムを発注する企業は、制作会社に対して「こんな問題を解決したいので、そのために必要なシステムを提案してほしい」という意図で書類を作成するのです。

作成のタイミング

プロジェクトの全体像が決まったタイミングで書類を作成します。言い方を変えると、プロジェクトの目的が決まっていなければ作成できません。

その理由は、システム開発はプロジェクトの手段のひとつであって、それ自体が目的ではないからです。そのため、プロジェクトの位置づけができてから作成するようにしましょう。

要件定義書との違い

提案依頼書と類似している書類に、要件定義書というものがあります。要件定義書とは、システム開発を依頼した際の合意内容がまとめられた書類を意味します。この書類は制作会社が作成しますので、システム開発を依頼する人が作成に関わることはありません。

要件定義書との違いは2つあります。1つは記載内容です。提案依頼書は提案してほしい内容をまとめるのに対し、要件定義書は両者で合意した内容を記載します。

そしてもう1つが、作成者です。提案依頼書は発注者が作成するのに対し、要件定義書はシステム開発者が作成します。

情報提供依頼書（RFI）との違い

他にも、情報提供依頼書という書類があります。これは、制作会社にシステムを発注する際、企業に関する情報を提供してもらうようお願いする書類のことです。英語では「Request For Information」と言われるため、略して「RFI」と呼ばれることもあります。

これらの書類は発注者が作成する書類ですが、記載内容が異なります。提案依頼書はシステムに関して依頼してほしい内容を記載するのに対し、情報提供依頼書は提供して欲しい情報を記載します。この書類によって情報を得ることで、どの企業に依頼するか決められるのです。

提案依頼書が重要な理由

提案依頼書が重要な理由は主に3つあります。

ここからは、それぞれの理由について解説していきます。

①チーム内でプロジェクトの目的を共有できる

チーム内でプロジェクトの目的を共有できるようになります。内容にもよりますが、プロジェクトを進めていくうちに、プロセスが複雑化してしまうことがあります。するとチーム内とはいえ共通認識を持てなくなってしまうのです。

また、プロジェクトの途中で必要なプロセスが抜け落ちてしまう可能性もあります。その場合、手戻りなどが発生してしまうので、リソースやコストが無駄になってしまうことがあるのです。

こうした事態を避けるためにも、提案依頼書があれば方向性を見失うことがなくなります。

②制作会社との認識齟齬を防ぐ

制作会社との認識の不一致を防ぐこともできます。制作会社とは打ち合わせなどのタイミングでニーズを説明する場面がありますが、口頭で説明するだけでは不十分な場合がほとんどです。また、プロジェクトが複雑な場合は、口頭だけでは伝えきれません。

また、説明を受けた担当者と、実際に開発する担当者が異なっている場合がほとんどです。書類がないとこうした説明が不十分になり、望んでいるものを開発してもらえなくなってしまいます。

そこで書類として情報をひとつにまとめることで、正しい内容を認識してもらえるようになります。

③経営者からの理解を得られる

発注側の企業も、経営者から理解を得られるというメリットがあります。書類としてまとめておくことで、経営者や関係者に伝わりやすく、「なぜシステムを開発しなくてはならないのか？」といった点を理解してもらえるでしょう。

すると予算の確保などの協力を得られるので、スムーズに進められるようになります。

提案依頼書に必要な項目と作成方法

では、実際に作成する場合どんな項目を記載すればいいのでしょうか。この章では、記載する項目と、作成方法について紹介していきます。

記載する項目

書類に記載する項目は、主に5つあります。

①プロジェクトの全体像

どんな業務を依頼したいのか制作会社に伝わるように、プロジェクトの全体像をまとめましょう。内容によっては公開できない情報もあるかもしれませんが、できる限り記載することをおすすめします。

その理由は、プロジェクトの全体像が分からないと、「どうしてこの業務が発生するのか」「この業務がどんな目的に繋がっているのか」などが分からないからです。プロジェクトについても情報共有することで、制作会社はニーズに応えられるようになります。

そこで、プロジェクトの全体像を伝えるために、以下のような内容を記載しましょう。

②提案してほしいこと

制作会社にどんな業務を依頼したいのか記載していきます。システム開発を依頼することが多いですが、プロジェクトの内容によっては開発のみを依頼する場合もありますし、運用・保守まで依頼する場合もあります。

また、依頼する内容によって予算は異なります。同時にスケジュールにも影響がでてくるため、まとめて記載しておくと分かりやすくなります。

記載する内容は以下の通りです。

③選考について

複数の企業が候補に挙がっている場合、各企業に提案を依頼します。そこで、制作会社側に対してどんな方法で選考するのかを説明します。選考方法が明記されていないと、制作会社は何を準備しなければならないか分からないのです。

具体的は、以下のような内容を記載しましょう。

④補足

プロジェクトの方針が固まっている状態が好ましいですが、内容やスケジュールによっては方針が定まっていなかったり、変更の恐れがあったりするでしょう。こうした情報は後から伝えるのではなく、事前に補足事項として伝えて置くのがベストです。

その際、もし不明点や困っていることがあれば合わせて記載しておきましょう。制作会社によっては、提案として取り込んでくれるかもしれません。

記載すべき内容は、以下のようになります。

⑤法務事項

プロジェクトに関わる法務事項を記載しておくことも重要です。事前に情報共有しておくことで、トラブルに発展する事態を防ぎます。また、制作会社側に守ってほしい法務事項があればまとめておきましょう。

記載すべき内容は、以下のようになります。

作成方法

作成方法は主に2つあります。

①自社で作成する

自社で作成する場合は、書類の作成サイトを使用しましょう。サイトならテンプレートがあるので、効率的に作成できます。また記載項目に抜け漏れもなくなるので、手戻りの発生もありません。

②他社に作成を依頼する

もし自社で作成するのが難しいなら、他社に作成を依頼してもいいでしょう。業務内容を説明しなければならないなどの手間は発生しますが、作成に必要な時間を本業に充てられます。もし自信がない方は、代行業者も検討してみてください。

提案依頼書を作成する際のポイント

書類を作成する場合は、5つのポイントに注意しましょう。

①自社について情報を整理する

前提として、自社の情報を整理しておくことは大切です。その理由は、自社について理解できていないと、プロジェクトの背景やニーズを書類に落とし込めないからです。よりよい提案をしてもらうためにも、自社の状況や現在抱えている課題などを振り返っておきましょう。

また、自社について情報が記載されていないと、制作会社側がプロジェクトについて理解できません。自社では当たり前だと思っている業務も、他社から見たら分からないのも当然です。開発チームで共有してもらうためにも、自社の情報を記載することは重要です。

②誰が読んでも分かるように書く

書類を作成する際は、どんな人が読んでも分かるように注意しながら書いていきましょう。発注者にとっては専門分野なので、説明するまでもないこともあるかもしれません。しかし、制作会社にとっては専門外なので、説明されなければ分からないこともあります。

できるだけニーズを理解してもらえるよう、なるべく詳細に記載していくよう意識しましょう。もしどこまで記載していいのか分からない場合は、打ち合わせの機会を設けて口頭で補足しても構いません。

③関係部署とも調整しておく

書類を作成する際は、あらかじめ関係部署と調整しておくことをおすすめします。前提やプロジェクトの目的を共有しておくことで、自社の事情を取り込んだ依頼を受けやすくなるからです。

例えば予算感について、経営者と共有しておくといいでしょう。途中で変更する事態を防ぎ、スムーズに進められるようになります。また、問い合わせフォームのようなシステムを開発するなら、問い合わせ先のサポート部門にコンタクトを取っておくとベストです。部門のニーズを取り込めるので、運用後も見据えることができます。

④数字を盛り込む

書類に記載する際は、なるべく具体的な数字を盛り込むよう意識しましょう。特にスケジュールや予算、工数などがあいまいに書かれていると、制作会社はどんな風に提案していいか分かりません。また、想定している予算やスケジュールから大きく外れてしまうこともあるでしょう。

認識の不一致を防ぎ、やり取りの回数を最小限に抑えるためにも数字を盛り込むことは大切です。

⑤時間をかけすぎない

書類作成には時間をかけすぎないことも大切です。ここまで書類の重要性についてお伝えしましたが、最も大切なのはプロジェクトの目的を達成することです。書類を作成するのは、そのための1つの手段にすぎません。

書類を作成する際はプロジェクトに必要な情報を絞って記載していくようにしましょう。もし書類でカバーしきれないことがあれば、打ち合わせの場を設けたり、メールなどのやり取りでフォローするという方法もあります。

まとめ

この記事では、提案依頼書について解説していきました。システム関連の製品を開発してもらう際、制作会社に発注することになります。自社の事情やプロジェクトの概要を知らない他社に向けて、書類としてまとめておくことで、スムーズに情報共有ができるようになります。

書類を作成する場合は、自社で作成するか、他社に依頼するかの2択になります。作成サイトを活用したり、業務委託したりすることで作業効率の向上を期待できます。これからシステムを開発を行うという担当者の方は、ぜひこの記事でご紹介したポイントを参考にしてみてください。